Minimal ZTD: el sistema más simple posible

Recientemente publiqué mi nuevo giro en el excelente sistema GTD, Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System . Sin embargo, el lector Mark Siegal dijo que el sistema parece complejo. Así que ahora presento la versión minimalista de ZTD, una forma de ser productivo sin tanto alboroto.
Los Cuatro Hábitos
1 coleccionan . Hábito: captura ubicua . Lleve un cuaderno pequeño (o cualquier herramienta de captura que funcione para usted) y anote cualquier tarea, idea, proyecto u otra información que se le ocurra. Sáquelo de su cabeza y póngalo en papel, para que no lo olvide. Esto es lo mismo que GTD. Pero ZTD le pide que elija una herramienta muy simple, portátil y fácil de usar para la captura: se prefiere un cuaderno pequeño o una pequeña pila de tarjetas de índice (pero no es obligatorio), simplemente porque son mucho más fáciles de usar y transportar que una PDA o una computadora portátil. Cuanto más simples sean las herramientas, mejor. Cuando regrese a su hogar u oficina, vacíe sus notas en su lista de tareas pendientes. Leer más .
2 proceso. Hábito: toma decisiones rápidas sobre las cosas en tu bandeja de entrada, no las pospongas . Dejar que las cosas se acumulen es postergar la toma de decisiones. Procese sus bandejas de entrada (correo electrónico, físico, correo de voz, cuaderno) al menos una vez al día y con más frecuencia si es necesario. Cuando procese, hágalo de arriba hacia abajo, tomando una decisión sobre cada elemento, como en GTD: hágalo (si demora 2 minutos o menos), tírelo a la basura, delegue, archívelo o póngalo en su to- hacer lista o calendario para hacer más tarde. Consulte Cómo vaciar su correo electrónico y mantener su escritorio despejado para obtener más información.
3 plan . Hábito: establezca MIT para la semana, el día . Cada semana, enumere las Grandes Piedras que desea lograr y prográmelas primero. Cada día, cree una lista de 1-3 MIT (básicamente sus Big Rocks para el día) y asegúrese de cumplirlos. Realice sus MIT temprano en el día para sacarlos del camino y asegurarse de que se hagan.
4 hacer (enfoque). Hábito: hacer una tarea a la vez, sin distracciones . Este es uno de los hábitos más importantes en ZTD. Debe seleccionar una tarea (preferiblemente uno de sus MIT) y concentrarse en ella excluyendo todo lo demás. Primero, elimine todas las distracciones. Apague el correo electrónico, el teléfono celular, Internet si es posible (de lo contrario, cierre todas las pestañas innecesarias), desorden en su escritorio (si sigue el hábito 2, esto debería ser bastante fácil). Luego, configure un temporizador si lo desea, o simplemente concéntrese en su tarea durante el mayor tiempo posible. No te distraigas. Si te interrumpen, escribe cualquier solicitud o información o tareas entrantes en tu bloc de notas y vuelve a tu tarea. No intente realizar múltiples tareas. Consulte Cómo NO realizar múltiples tareas para obtener más información.
Lo que deja fuera el sistema Minimal ZTD
Esta versión deja fuera seis hábitos: mantener un sistema de listas simples, organizar todo, revisiones semanales, simplificar sus tareas y proyectos, establecer rutinas para usted y encontrar su pasión.
Si bien creo que estos seis hábitos son valiosos, no son absolutamente necesarios para un sistema minimalista.
La implementación minimalista
Entonces, ¿cómo se implementa este sistema y qué se necesita? Primero las herramientas: un pequeño cuaderno y un bolígrafo. Eso es todo.
Así que así es como implementas el sistema:

  1. Use su cuaderno para escribir todo lo que piensa. Esto le permite sacar cosas de su mente y no olvidarlas.
  2. Cuando llegue a su escritorio o casa , agregue esas nuevas tareas a su Lista maestra de tareas pendientes, que también puede guardar en su cuaderno.
  3. Al comienzo de cada día, revise su lista y anote de 1 a 3 MIT que le gustaría lograr durante el día. Ese es todo su sistema de planificación. No necesitas más que eso.
  4. Realice sus MIT lo antes posible . Cuando haga cada tarea, elimine todas las distracciones y concéntrese en hacer esa única tarea. No multitarea. Cuando haya terminado, pase al siguiente MIT.
  5. Si completa sus MIT , vaya a su Lista maestra y vea cuál es la siguiente tarea más importante en la lista. Hágalo como en el Paso 4 anterior. Repita según sea necesario.

Realmente no necesita 10 listas diferentes, y si no mantiene esas listas diferentes, no necesita una revisión semanal. Aún así, le sugiero que establezca metas anuales y agregue mini tareas de cada meta a su Lista maestra, pero eso es opcional.
También opcional : agrega cualquiera de los hábitos que quedan fuera de este sistema minimalista más adelante, si crees que ayudarían.

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