Master de Bandeja de entrada: obtenga todas sus bandejas de entrada a cero, y tenga menos bandejas de entrada

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¿De cuántas formas diferentes obtiene información? Cinco tipos de correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de voz, documentos en papel, correo regular, publicaciones de blogs, mensajes en diferentes servicios en línea (MySpace, Facebook, Netscape, et al) … la lista podría seguir y seguir, y su procesamiento de información ciertamente lo hace . Es un proceso interminable, pero no tiene por qué ser agotador o estresante.
Llevar la gestión de la información a un nivel menos estresante, a un nivel más manejable y a una zona productiva solo requiere unos pocos pasos sencillos. Siga leyendo para obtener más información y sus pobres ojos de lectura se lo agradecerán.
Primera etapa: minimice sus bandejas de entrada. Cada lugar al que tienes que ir para revisar tus mensajes o leer tu información entrante es una bandeja de entrada, y cuanto más tengas, más difícil será administrarlo todo. Reduzca la cantidad de bandejas de entrada que tiene al menor número posible para que pueda seguir funcionando de la manera que necesita. Así es cómo:

  1. Enumere todas las formas en que recibe información . Es posible que olvide algunas al principio, pero a medida que recuerde nuevas formas, agréguelas a la lista. La lista debe incluir información digital y analógica, en papel y en computadora.
  2. Evalúe cada uno para ver si le da valor . A veces continuamos revisando ciertas bandejas de entrada incluso si no agregan nada a nuestras vidas. Es solo más cosas para verificar. ¿Tiene un buscapersonas cuando también tiene un teléfono celular? Tal vez el buscapersonas ya no te sirva de nada.
  3. Encuentre formas de combinar o eliminar bandejas de entrada. Si algo no le da valor, considere eliminarlo de su vida. Vea si puede pasar una semana sin perderse. Para el resto, vea si puede combinar múltiples flujos de información en una bandeja de entrada. Por ejemplo, ¿en cuántos lugares de su casa se colocan los documentos entrantes? Tenga una bandeja de entrada en casa para todo el correo, documentos del trabajo, documentos escolares, notas telefónicas, impresiones de computadora, horarios y más. ¿Tiene cuatro servicios de correo electrónico? Vea si puede reenviarlos todos a un servicio. ¿Recibe diferentes mensajes de voz? Intente reenviarlos a un servicio o utilice un servicio de Internet para enviarlos a su bandeja de entrada de correo electrónico. En el trabajo, tenga una bandeja de entrada para todos los documentos entrantes. ¿Lees muchos blogs? Ponlos todos en un lector de feeds, en un solo flujo de publicaciones, en lugar de tener que revisar 25 bandejas de entrada diferentes. Cuantas menos bandejas de entrada tenga, mejor.

Segunda etapa: Domina tus bandejas de entrada . Esta etapa les resultará familiar a mis lectores de toda la vida, pero debería cubrirse aquí: No permita que sus bandejas de entrada se desborden. Esto creará una gran acumulación de cosas por las que pasar, y definitivamente te estresará. En cambio, conviértase en el maestro de sus bandejas de entrada. Así es cómo:

  1. Revise y procese sus bandejas de entrada una vez al día . Para algunas bandejas de entrada, es posible que deba revisar más de una vez (reviso mi correo electrónico cada hora), pero no lo revise constante y obsesivamente. Eso solo desperdicia su tiempo y reduce su productividad y su vida real. Pero no revise menos de una vez al día, porque de lo contrario permitirá que se acumule. Las pilas son tu enemigo.
  2. Procéselo de arriba hacia abajo, tomando decisiones rápidas e inmediatas . Comience con el elemento principal de su bandeja de entrada y tome una decisión inmediata. No se lo salte ni lo vuelva a colocar ni retrase la decisión. Estas son sus opciones: eliminar, delegar en otra persona, hacerlo de inmediato (si demora 2 minutos o menos) o aplazarlo para más tarde (agregarlo a su lista de tareas pendientes). En todos los casos, no deje el artículo en su bandeja de entrada. Elimínelo o archívelo. Avanza a través de cada elemento hasta que tu bandeja de entrada esté vacía. Nota: si tiene cientos de elementos en su bandeja de entrada, puede ser bueno colocarlos todos en una carpeta para procesarlos más tarde (y programar un par de horas para hacerlo), y luego comenzar este proceso con todos los elementos nuevos desde ese punto. sobre.
  3. Repita este proceso para mantener vacías sus bandejas de entrada . Si ha minimizado la cantidad de bandejas de entrada que tiene, esto no debería ser demasiado difícil. ¡Celebre cuando su bandeja de entrada esté vacía! Es un sentimiento maravilloso. Recuerde: no los revise durante todo el día, programe su tiempo de procesamiento y definitivamente no tenga activada la notificación instantánea.

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