Los hábitos clave de la organización.

Un sistema de organización confiable que realmente use con regularidad puede convertir su día de caos en uno de concentración, efectividad y calma.
Esto es algo que he aprendido a través de repetidos fracasos, en realidad: cuando pierdo mis hábitos organizados, mi día empeora. Se vuelve estresante y loco, y no puedo concentrarme en nada. Todo está en mi cabeza todo el tiempo, y siempre me preocupa que me esté perdiendo algo, que debería estar haciendo otra cosa.
Pero cuando bajo mi sistema y los hábitos están bien encaminados, las cosas van bien, me siento bien con lo que estoy haciendo y soy mucho más capaz de dejar ir todo lo demás y concentrarme en lo que tengo delante. confiado en que todo lo demás está en su lugar.
Les mostraré mi sistema en un minuto, pero primero hablemos de lo que hace un buen sistema organizacional y cómo funciona.

Por qué formar los hábitos de organización

Varias razones importantes:

  1. Estrés : Un exceso de estrés afecta muy negativamente a su salud. Si tienes buenos hábitos para lidiar con todas las cosas en tu vida, te estresas por todo menos. Te sientes menos preocupado porque las cosas se están escapando por las grietas. Siente la confianza de que está bien trabajando en lo que está frente a usted.
  2. Eficacia : si puede externalizar todas las cosas que le preocupan en un sistema de confianza, podrá concentrarse mejor en la tarea que tiene delante. Puede realizar una sola tarea y ser más eficaz en cada tarea, porque está obteniendo su enfoque completo.
  3. Relaciones : He descubierto que las relaciones son lo más importante de mi vida, tanto personal como empresarial. Y la mejor forma de entablar relaciones es ser digno de confianza. Y la mejor manera de ser confiable es cumplir con sus compromisos. Si es organizado, es más probable que cumpla con sus compromisos. Organizaton se trata principalmente de gestionar sus compromisos.

Construyendo un sistema confiable

Entonces, ¿cómo es un sistema confiable? Honestamente, hay un millón de herramientas y combinaciones de herramientas que puede usar, pero hay algunas cosas que son importantes para construir un sistema confiable:

  • Encuentra un lugar para todo: tareas pendientes, contraseñas, citas, tareas repetidas, información y solicitudes entrantes, otra información que necesita almacenar, documentos, recibos.
  • De hecho, utiliza el sistema y coloca las cosas donde pertenecen, tan pronto como puede (consulte la siguiente sección, para conocer los hábitos).
  • Reconoces cuándo hay cosas en tu bandeja de entrada o cuando abres las pestañas del navegador o el escritorio de tu computadora, y encuentras un lugar para ellas.

Dicho esto, aquí está mi sistema actual (cambia con el tiempo) … solo tenga en cuenta que no necesita usar mi sistema, y ​​hay muchas herramientas excelentes para cada tipo de elemento:

  1. Entrantes : la mayoría de mis solicitudes, tareas, información y citas entrantes llegan a través de Gmail. A veces a través de otros canales, pero el 90% de las veces a través de Gmail. Cuando reviso Gmail, trato de sacar cada cosa de Gmail y ponerla donde pertenece, en una de las herramientas a continuación.
  2. Todos : Últimamente he estado usando Trello . Le robé este sistema a Ryan Carson de Treehouse : crear un tablero de tareas en Trello, con listas de Más importantes (mi familia, escritura, lectura, estado físico, atención plena), Hoy (incluye citas y tareas), Entrantes (para cosas que no tengo ‘ t colocado todavía), Esta semana (mueva las tareas de aquí a Hoy cada día), Más tarde (mueva las tareas de aquí a Esta semana según sea necesario), Terminado (mueva las cosas que termino aquí) y Esperando (para las cosas que he solicitado pero aún no lo he recibido). Cada mañana reviso esto durante 20 minutos, moviendo las cosas según sea necesario a los lugares correctos, para saber que todo está en su lugar.
  3. Otra información personal y de trabajo : He estado usando Workflowy , que es una aplicación web genial (con una aplicación para iPhone también) que te permite almacenar casi toda la información de tu vida en un solo lugar. Solía ​​poner todo en Google Docs, pero ahora simplemente lo vuelco en Workflowy y está todo junto y se puede buscar.
  4. Contraseñas e información segura : utilizo 1Password , que no solo almacena (y genera) contraseñas, sino también información bancaria, tarjetas de crédito, información de pasaporte, números de viajero frecuente de aerolíneas y prácticamente todo lo demás que pueda necesitar recordar.
  5. Elementos cronometrados o repetidos : Google Calendar. Siempre que necesito hacer algo con regularidad, creo una cita recurrente en GCal. Revisar mi lista de ideas (almacenada en Workflowy) dos veces al mes, por ejemplo.
  6. Recibos, documentos financieros, borradores, tickets : configuré carpetas en Dropbox para estas cosas: archivos que no caben en los otros depósitos.
  7. Cosas para leer más tarde : si tengo una pestaña abierta para leer más tarde, la pongo en Instapaper y abro Instapaper cuando tengo tiempo para leer.

Eso es prácticamente todo. Lo importante es que todo tiene un lugar, y sé exactamente dónde está ese lugar.

Construyendo los hábitos organizados

Por supuesto, no será un sistema confiable a menos que realmente lo use, ahí está el problema. A menudo nos olvidamos de usar nuestro sistema porque tenemos viejos hábitos que no mueren fácilmente.
Afortunadamente, podemos reemplazar los viejos hábitos por otros mejores con la práctica. Se necesita alrededor de una semana de esfuerzo muy consciente para hacer esto, y luego se vuelve cada vez más automático.
Estos son los hábitos:

  1. Crea un lugar para todo . Le mostré cómo puede hacer eso arriba, pero encuentre las herramientas que funcionen para usted. El hábito, sin embargo, es darse cuenta de que hay algo en su bandeja de entrada o en una pestaña abierta del navegador o en algún otro lugar, no en su lugar. Y luego encontrar un lugar para ello, a veces eso significa designar conscientemente un nuevo balde solo para ese tipo de cosas.
  2. No posponga las cosas, déjelo a un lado de inmediato : el viejo hábito es posponerlo (posponerlo) para desecharlo más tarde. No. Esa procrastinación es lo que hace que el sistema se derrumbe. Durante una semana, haga un esfuerzo muy consciente para no posponer esto, sino que tome unos segundos para poner la información, las tareas, las citas y otras cosas similares en el lugar que les corresponde, ahora mismo. No lleva mucho tiempo, pero debes ser muy consciente de ello al principio.
  3. No vivas en la bandeja de entrada : tenemos la tendencia a mantener la bandeja de entrada abierta o a abrirla con frecuencia. Eso significa que estás respondiendo constantemente, en lugar de concentrarte. En su lugar, abra la bandeja de entrada y, uno por uno, coloque los elementos entrantes donde pertenecen y archívelos en su bandeja de entrada. Es posible que no llegue al final de la lista, pero se ahorra tener que revisar constantemente las mismas cosas en su bandeja de entrada una y otra vez.
  4. Revise el sistema todas las mañanas : conviértase en un hábito de revisar su lista de tareas y calendario todas las mañanas durante 20 minutos (configure un temporizador), para que sepa que las cosas están en su lugar. Mueva cosas de la lista Hoy a Hecho, de Esta semana a Hoy, de Más tarde a Esta semana, de Entrantes a la lista correspondiente, y así sucesivamente. Coloque los elementos del calendario en la lista Hoy. Sepa dónde está todo. Entonces sal y empieza a hacer.

Con estos cuatro hábitos y un sistema confiable, ahora puede relajarse y concentrarse.

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