La guía esencial para ahorrar tiempo para personas ocupadas.

Sus vidas siempre están ocupadas, estoy seguro, pero las vacaciones siempre parecen agregar aún más locura a la agenda de todos. Fiestas navideñas con familiares, amigos y compañeros de trabajo, compras de regalos, decoración, concursos navideños, villancicos, tañer de campanas, palear nieve (a menos que vivas en Guam como yo), hacer galletas, hornear pavos y todo lo demás.
¡Es suficiente para hacer que quieras rendirte!
Pero no tiene por qué ser abrumador. Si eres una persona ocupada (¿y quién no lo es en estos días?), He compilado algunos de mis consejos favoritos para ahorrar tiempo: cosas que uso en mi vida diaria que he descubierto que funcionan de maravilla para liberar el calendario.
¿Por qué utilizar estos consejos? Primero, para mantenerse cuerdo durante las horas punta, todos tendemos a estresarnos cuando los horarios están llenos. Pero en segundo lugar, e igualmente importante, hacer tiempo para lo que cree que es más importante. Para mí, esa es mi familia, mi escritura y mi ejercicio. Es posible que tenga otras cosas para las que quiera hacer tiempo. He aquí cómo hacerlo.

Consejos para el trabajo

La mayoría de nosotros pasamos la mayor parte del tiempo en el trabajo, así que comencemos por ahí. Si tiene una lista de tareas pendientes de una milla de largo, o peor aún, no tiene ninguna lista de tareas pendientes, esto es lo que puede hacer:
1. Haga menos . Este es mi consejo de productividad favorito, como saben los lectores veteranos: simplifique su horario haciendo menos cosas pero enfocándose en las cosas importantes. Esto aumentará en gran medida el impacto del tiempo que trabaja, disminuyendo el tiempo que necesita para trabajar. ¿Qué pasa con las tareas que no haces? Consulte los consejos a continuación para obtener más información sobre cómo lidiar con ellos.
2. Delegar . Si es necesario realizar una tarea, pero no es una de las más importantes y puede realizarla otra persona, delegue. A veces, puede deshacerse de la mitad de su lista de tareas pendientes buscando a otras personas que puedan hacer la tarea tan bien o incluso mejor que usted.
3. Limite su jornada laboral (o ajuste sus horas). Si trabaja más de 8 horas al día, al establecer un límite de 8 horas, se obligará a concentrarse en realizar las tareas obligatorias dentro de ese límite. Si trabaja 8 horas al día, intente limitarse a 6 horas. Descubrirá que priorizará, trabajará de manera más eficiente y perderá menos tiempo, de modo que pueda realizar el trabajo dentro de ese período de tiempo. Intento darme una ventana de 4 o 5 horas la mayoría de los días. ¿Qué pasa si no puede reducir sus horas (tal vez deba trabajar una cierta cantidad de horas)? Vea si puede cambiar sus horas de trabajo antes o después que el resto de la multitud. Eso reducirá el tiempo de viaje si no viaja durante las horas de mucho tráfico, y si trabaja cuando casi nadie más está en la oficina, puede hacer mucho más.
4. Haga las cosas importantes temprano . Elija las 2-3 cosas principales que necesita o desea lograr hoy, y hágalo primero. Mientras que otros días puede retrasar estas cosas importantes (y posiblemente no hacerlas en absoluto), si las hace primero, el resto del día será divertido. De hecho, si tiene la libertad, a veces puede incluso llamarlo un día después de haber hecho las cosas importantes; el resto puede esperar hasta mañana.
5. Pídale a su jefe que le cambie las prioridades . Si no tiene control sobre su horario o lista de tareas, hable con su jefe. Dígale que está tratando de ser más efectivo con su tiempo, y que solo tiene tiempo para X número de cosas hoy (digamos, 3-4 cosas) … así que pídale que elija esas cosas por usted. Dígale que si intenta hacer todo hoy, será menos eficaz y es posible que no consiga hacer tantas cosas o no haga un trabajo tan bueno. Esta priorización es esencialmente lo que haría usted mismo (consulte el primer consejo) si tuviera la libertad.
6. Tareas por lotes . En lugar de intercalar su día de trabajo con pequeñas tareas mezcladas, intente agrupar tareas similares y hágalas a la vez. Por ejemplo, en lugar de responder a los correos electrónicos a lo largo del día, agréguelos y envíe todos sus correos electrónicos una (o dos veces) al día. Haz todo tu papeleo a la vez. Realice todas las llamadas telefónicas en un solo lote. Haz todos los recados a la vez. Esta agrupación de tareas ahorra mucho tiempo y le permite concentrarse mejor en las tareas importantes.
7. Concéntrese en un proyecto y hágalo . En lugar de hacer malabares con una gran cantidad de proyectos, reserve un bloque de tiempo para hacer un proyecto hasta su finalización. Para mí, esto a menudo significa reservar medio día o un día (trato de dividir mis proyectos en partes manejables) para trabajar en un proyecto, y trato de completarlo si es posible. A menudo, esto significa obtener todos los recursos y la información que necesita de antemano, para que no tenga que buscarlos o esperarlos cuando esté listo para trabajar en el proyecto. Esto también significa limpiar mi horario, así que haré otras tareas de antemano y no programaré nada más para ese bloque de tiempo. Luego trabaje en ese proyecto exclusivamente y esfuércese mucho para hacerlo. He descubierto que esta es a menudo la forma más eficaz de trabajar en proyectos.
8. Evite las reuniones . No todas las reuniones son una pérdida de tiempo, pero muchas sí lo son. Si pasa mucho tiempo en reuniones, pero prefiere hacer su trabajo real en lugar de escuchar a otras personas hablar sobre cosas que podrían haberle enviado por correo electrónico, vea si puede salir de algunas de esas reuniones. Harás mucho más. Leer más .
9. Evite largas conversaciones en el trabajo . Todos hemos tenido largas conversaciones con compañeros de trabajo que fueron muy improductivas, a menudo no relacionadas con el trabajo ni con nada importante. A veces son largas conversaciones telefónicas. Y aunque me gusta conversar con otros seres humanos tanto como con cualquier otro hombre, es importante mantener buenas relaciones y amistades, al mismo tiempo, podrías pasar ese tiempo haciendo otras cosas. Personalmente, preferiría terminar todo mi trabajo e ir a casa y pasar tiempo con mi familia. Así que trato de concentrarme en el trabajo en lugar de tener muchas conversaciones largas, aunque haré una excepción de vez en cuando.
10. Aprenda a decir no . Esto es crucial si desea tener un horario simplificado. Todos recibimos numerosas solicitudes cada día, y todas ellas son demandas de nuestro tiempo. Si decimos “sí” a esas solicitudes, estamos perdiendo nuestro tiempo y comprometiéndonos a hacer algo por otra persona. Pero si esas solicitudes no están en consonancia con nuestras prioridades, por lo general estamos mordiendo más de lo que queremos masticar. Así que aprenda a decir «no» en su lugar. A menudo esto es incómodo, porque tememos que signifique decepcionar a los demás. Pero aprenda a decirle a la gente que simplemente no tiene tiempo para comprometerse con esto en este momento, y con frecuencia lo entenderán.

Consejos informáticos para ahorrar tiempo

1. Desconecte cuando sea posible . Este es mi consejo informático favorito. Cuando realmente quiero concentrarme en una tarea y realmente terminarla, me desconecto de Internet. A veces esto significa simplemente cerrar mi navegador, otras veces significa desconectarme de mi red inalámbrica y otras veces desconecto el cable. Independientemente de cómo lo haga, desconectarse de Internet es una excelente manera de hacer las cosas. Por supuesto, eventualmente querrá volver a conectarse, pero tener bloques de tiempo cuando está desconectado puede ser extremadamente productivo.
2. Quicksilver o AutoHotkey . Quicksilver para usuarios de Mac, Autohotkey para PC. He utilizado ambos y los he encontrado como herramientas indispensables para hacer las cosas de manera eficiente. Por ejemplo, todos tenemos documentos, programas, carpetas y sitios web a los que visitamos con frecuencia: configure una tecla de acceso rápido para abrirlos con solo presionar una tecla. Se necesita un poco de aprendizaje para descubrir cómo configurarlos (pero puede usar tutoriales de Google), y configurar cada tecla de acceso rápido puede llevar un par de minutos. Pero una vez que están configurados, es increíblemente rápido. Puede ir más allá de estas teclas de acceso rápido para combinaciones más poderosas, como una tecla de acceso rápido para enviar algo por correo electrónico o cambiar el tamaño de una foto o hacer mil cosas más; probablemente tengo una docena o más que uso regularmente que me ahorran horas cuando las agrega todas. el curso de un mes.
3. Atajos de teclado para correo electrónico . De manera similar, es casi seguro que su programa de correo electrónico tenga atajos de teclado, y si no los está usando, debería aprenderlos. Mediante el uso de atajos para abrir, enviar, archivar, buscar y navegar a través de correos electrónicos, puede trabajar con un lote de correos electrónicos en muy poco tiempo. Y si agrega accesos directos (a través de Quicksilver o AutoHotkey) para el texto o las firmas de uso común, puede revisar sus respuestas más rápido que yo con un lote de Oreos.
4. Filtros de correo electrónico. Deje que su programa de correo electrónico haga el trabajo por usted. Utilizo filtros de Gmail, pero programas como Outlook o Mail.app, o lo que sea, tienen funciones de filtrado similares. Aprenda a usarlos y configure filtros para sus correos electrónicos más comunes. Por lo general, esto sucederá con el tiempo a medida que se dé cuenta de que recibe una gran cantidad de cierto tipo de correo electrónico. Por ejemplo, obtengo ciertas estadísticas e informes financieros relacionados con mi trabajo que he etiquetado y archivado con un filtro, para que nunca vean la luz de mi bandeja de entrada. Entonces siempre puedo ir y buscar en esa etiqueta (o carpeta) para leer esos informes si lo necesito, pero no necesito leerlos cuando reviso mi bandeja de entrada. También utilizo filtros para eliminar automáticamente los correos electrónicos de las personas que me envían correos electrónicos en cadena y en broma (duros, lo sé, pero me canso de ellos), y para archivar notificaciones de servicios como Facebook, Twitter,
5. Limite la mensajería instantánea, Twitter, foros y otras cosas sociales . Puede pasar todo el día charlando con otros, o en Twitter o en foros en línea o redes sociales. Y aunque todas estas herramientas tienen buenos usos, pueden consumir demasiado tiempo si las dejas. Establezca límites para usted mismo: digamos una hora al día para hacer todas estas cosas, en un determinado período de tiempo en su horario. Tendrá mucho más tiempo para las tareas importantes.
6. Deja de preocuparte por la presentación . He escrito sobre esto antes, por supuesto, pero realmente ya no creo en la presentación. Todo lo que hago es digital en estos días, tanto en línea como en el disco duro de mi computadora. Y aprendí de Gmail que puedes archivar algo y buscarlo más tarde sin ningún problema (he estado haciendo esto durante dos años sin ningún problema para encontrar cosas). Entonces hago esto con todo: archivos en mi disco duro, documentos en Google Docs y Spreadsheets, otros tipos de archivos en línea. Y mi tiempo de presentación se ha reducido a casi cero, mientras que solía dedicar mucho tiempo a la presentación todos los días.

Consejos para el hogar

1. Mantenga las cosas ordenadas . Soy un gran admirador de las casas y los espacios de trabajo libres de desorden, no solo por su estética más agradable, sino porque 1) te ayuda a concentrarte en lo que estás haciendo en lugar de distraerte con el desorden visual; 2) es más sereno y relajante; y 3) ahorra tiempo. ¿Cómo ahorra tiempo? Hace que las cosas sean más fáciles de encontrar, más fáciles de limpiar, más fáciles de navegar y reduce el tiempo perdido reorganizando, clasificando, revisando y despejando montones de desorden. Leer más .
2. Mantenga las cosas en su lugar . Del mismo modo, tener un «hogar» para todo ahorra tiempo. Puede tener un hogar ordenado pero no saber dónde pertenece todo … en cambio, tenga un lugar para todo y vuelva a colocar las cosas en ese lugar cuando no las esté usando. Haga de esto un hábito clave en su vida: cuando haya terminado con algo, vuelva a colocarlo en el lugar que le corresponde. Se necesitan unos segundos para hacer eso, y ahorra tiempo limpiando más tarde, buscando cosas (¿cuántas veces ha perdido algo y lo ha buscado durante mucho tiempo?), Y en general mantiene las cosas más ordenadas y ordenadas.
3. Enseñe a los niños a limpiar lo que ensucie . Si eres padre, sabes que mantener un hogar ordenado no es fácil cuando tienes pequeños rugrats corriendo y haciendo un desastre cada minuto del día de toda la vida. Comience a sus hijos, desde una edad temprana, con el hábito de limpiar lo que ensucian cuando terminan de jugar. Entonces, digamos que sacan un balde de bloques de construcción y hacen un gran lío. Está bien, pero cuando terminen, ayúdelos a recoger todo, ponerlos en el balde y volver a poner el balde en su «casa». . A mis hijos más pequeños les gusta cantar una canción de “Limpiar, limpiar, todos en todas partes” mientras limpian. ¡Conviértalo en un juego! Con seis hijos, esto nos ha ahorrado innumerables horas de limpiar después de nuestros hijos.
4. Prepare la noche anterior . Ya sea que sea soltero o tenga un hogar lleno de niños, las mañanas pueden ser una prisa para usted. En su lugar, cree una rutina nocturna en la que tenga todo listo la noche anterior, para que pueda comenzar bien el día. Es posible que esto no le ahorre tiempo técnicamente, pero le da más tiempo por la mañana para concentrarse en hacer las cosas importantes en lugar de apresurarse en su rutina.
5. No mire demasiada televisión . Personalmente, he perdido días enteros viendo la televisión, así que sé lo que puede ser un gran hueco en la televisión. En su lugar, limite el tiempo de visualización de la televisión, ¿tal vez una hora al día? – y use el tiempo que de otra manera hubiera estado viendo la televisión en cosas más importantes: pasar tiempo con sus seres queridos, hacer ejercicio, escribir esa novela con la que ha estado soñando.
6. Planifique su menú semanal . Si planifica lo que va a cenar (e incluso almorzar) todos los días de la semana, puede ahorrar mucho tiempo. Primero, puede ir de compras y obtener todo lo que necesita de una vez; de hecho, si repite el menú semanal la próxima semana, puede hacer dos semanas de compras en un solo viaje. En segundo lugar, puede preparar la comida con anticipación (consulte el siguiente elemento) y empacar su almuerzo fácilmente para el trabajo. En tercer lugar, no tiene que preocuparse por lo que hay para cenar cada noche; está allí en el menú que publicó en el refrigerador.
7. Cocine grandes cantidades . Me gusta preparar grandes lotes de comida, lo cual es especialmente útil cuando tienes una familia numerosa. Preparo una gran cantidad de chili , sopa de verduras , espaguetis u otro plato, y me como las sobras para el almuerzo o la cena (a veces pueden ser varios almuerzos y cenas).
8. Haga todos sus recados a la vez . Esto es lo mismo que el consejo de «procesamiento por lotes» de la sección de trabajo anterior (al igual que el consejo anterior y el siguiente). Escriba sus recados en una lista de recados a lo largo de la semana y hágalos todos en un solo día. Planifique su ruta para conducir la menor cantidad de tiempo posible y hacerlo todo rápidamente. En comparación con realizar varios viajes de recados, este método ahorra mucho tiempo.
9. Realice sus operaciones bancarias en línea, todo a la vez . Me gusta hacer esto una vez a la semana o incluso dos semanas … Tengo todas mis facturas listas para pagar (en realidad, la mayoría de ellas están configuradas para que las pague automáticamente el sistema de pago de facturas de mi banco), concilio mi extracto bancario en línea, pagar las facturas, consultar mis transferencias automáticas de ahorros, etc.
10. Limpiar de una sola vez . Si bien me gusta mantener las cosas limpias limpiando sobre la marcha , también está el barrer, trapear y limpiar los baños y cosas así … y es un gran ahorro de tiempo hacerlo todo de una vez. Toda mi familia ocupará diferentes partes de la casa y haremos la limpieza de una vez lo más rápido que podamos. Terminamos en 30-45 minutos y podemos relajarnos el resto del día. ¡Ahhh!
11. Realice sus entrenamientos en poco tiempo . Si no tienes mucho tiempo pero quieres mantenerte (o ponerte) en forma, prueba ejercicios de peso corporal en circuitos, pero haz el entrenamiento más intenso intentando hacer tantos circuitos como puedas en poco tiempo. Por ejemplo, haz circuitos de dominadas, lagartijas y sentadillas con el peso corporal (5, 10 y 15 respectivamente)… y haz tantas como puedas en 10 minutos (o 20 si estás en forma). Crea tus propios circuitos con diferentes ejercicios o busca desafíos similares en línea para mezclar las cosas. No hagas estos ejercicios intensos si recién estás comenzando, solo intenta hacer algunos circuitos, pero no rápidamente si aún eres un principiante.
12. Mantenga un gran calendario . Mi familia se mantiene organizada con un gran calendario en nuestra nevera (que también sincronizo manualmente con Gcal porque me gusta Gcal). Todo vale en nuestro calendario: fiestas, reuniones, eventos escolares, partidos de fútbol, ​​lecciones de música, cumpleaños, fechas de voluntariado, etc. Esto asegura que no nos sobreprogramamos, que estamos todos sincronizados entre nosotros y que no perdemos citas o eventos. Y un gran calendario ahorra tiempo porque no tenemos que seguir consultando entre nosotros o mirando varios horarios.
13. Consiga una niñera o cambie el servicio de niñera . Si eres padre y no tienes tiempo para hacer cosas, contrata a una niñera para que puedas encontrar el tiempo, o cambia el servicio de niñera con otro padre. Mi hermana y yo hacemos esto, por ejemplo: cuidaremos a sus hijos algunos días y ella verá a los nuestros en otros. Es genial porque tenemos más tiempo para hacer cosas y nuestros hijos pueden jugar juntos.
14. Considere contratar a alguien . A veces tiene más sentido contratar a alguien para que haga algo, especialmente si su tiempo vale más dinero de lo que le paga a esa persona. Por ejemplo, si tengo un patio grande que me llevaría cinco horas mantener (es bastante grande), tiene más sentido pagarle a alguien, ya que puedo ganar más durante esas 5 horas trabajando. Otras cosas por las que podría pagarle a alguien: otros proyectos de mantenimiento del hogar, lavar su automóvil, hacer recados o lavar la ropa, hacer sus impuestos … casi cualquier cosa en la que hacerlo usted mismo no sea rentable.

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