27 grandes consejos para mantener su vida organizada

Es una persona rara entre nosotros que no siente la necesidad de organizarse más. Me considero bastante organizado, por ejemplo, pero hay momentos en los que me relajo un poco con las reglas de mi organización y siempre hay margen de mejora.
Y si ya está organizado (léase: es un fanático de las organizaciones), lo más probable es que le guste leer sobre los sistemas organizativos de los demás.
Como tal, debería haber algo para todos en esta lista.
Hace un par de semanas, les pedí a todos sus mejores consejos y herramientas organizativas. Y respondiste con fuerza , con cosas geniales. Lo que sigue son algunos de los mejores consejos (las herramientas estarán en otra publicación), editados por brevedad y consistencia.
Debo enfatizar: estos no son mis consejos, sino los tuyos , y cuando ves la palabra “yo” se refiere al lector que escribe el consejo, no a mí. Se han eliminado los nombres para proteger a los inocentes.

  1. 3 Tareas más importantes . Escribir y tomar nota mental de mis 3 tareas principales para hacer durante el día. Todo lo demás parece encajar en su lugar si hago eso.
  2. Una lista de tareas fácil y viable, o una lista de tareas pendientes . Si bien me encantan todas estas prácticas aplicaciones web 2.0, software de computadora, artilugios geniales como las palmas de las manos y teléfonos celulares realmente geniales, simplemente no funcionan para mí. Soy una mujer perezosa, con una actitud aún más perezosa. Podría poner una tarea en Remember the Milk, otra tarea en mi palma, una en mi Gcal y enviar otro mensaje de texto a mi teléfono. Con todas estas diferentes formas de hacer las cosas, termino pasando mucho más tiempo tratando de organizar mi lista de tareas pendientes, o consolidarla, que en realidad no hago mucho.
  3. Mantenga un dispositivo de captura omnipresente . Puede que no sea el mismo dispositivo para todos los lugares (tengo un moleskine para el trabajo, pero uso mi móvil para inspirarme sobre la marcha), pero poder escribir cosas cuando lo pienses es clave para mí.
  4. Elija una herramienta y apéguese a ella .
  5. Haz una cosa a la vez .
  6. Hágalo ahora .
  7. Utilice la palabra no .
  8. Utilice la papelera de reciclaje / cesto de basura. Organizar elementos innecesarios es un desperdicio de energía. Es asombroso cuánto más control me siento con solo deshacerme de los artículos ahora obsoletos que me gustaría leer «algún día» o de las innumerables notas de reuniones de las que ya se han extraído elementos de acción relevantes.
  9. Un (buen) lugar para todo, y todo en su lugar . Al encontrar lugares a los que es fácil llegar para todas las cosas que uso con más frecuencia, y lugares a los que es bastante fácil llegar para las cosas que uso con menos frecuencia, paso menos tiempo temiendo hacer cosas y más tiempo realmente haciendo cosas. Y el lugar para las cosas que nunca usas está en otro lugar (bote de basura, lugar que acepta donaciones, etc.).
  10. ¡Simplifica, simplifica, simplifica !
  11. Guárdalo ahora . Lo único y más simple que hago para mantenerme organizado personalmente es guardar cualquier herramienta, artículo, ropa, bolso, cepillo para el cabello, etc., inmediatamente después de usarlo. Siempre sé dónde está todo y cualquier cosa, así que nunca pierdo el tiempo buscando algo. Muy eficiente. Podría decirle a un extraño dónde encontrar algo en mi casa.
  12. Mantenga una lista de tareas pendientes que se sincronice con su teléfono móvil (para que pueda agregar cosas cuando las recuerde). Y asegúrese de que cada artículo tenga una fecha de vencimiento.
  13. Cambiar . Deja obsoletas las cosas sin importancia. Derriba cualquier método o idea que no sea atemporal. Trae cosas más nuevas e importantes a las que usted y los demás ya no pueden resistir. Lo mejor de todo: es una herramienta de organización que se opera sola. Simplemente tienes que abrazarlo.
  14. Divida el material en carpetas de plástico de color rojo, amarillo, azul y verde . Por ejemplo, cualquier cosa que tenga que hacerse hoy (papeleo que se entregará a un cliente, facturas que se enviarán por correo) irá a la carpeta roja. El material de contacto o cualquier cosa relacionada con el soporte de campo del cliente va en la carpeta amarilla. Su millaje puede variar en cuanto a cómo organiza su maletín y, como yo, también puede tener carpetas de archivos manilla específicas del proyecto, pero dividir las cosas en solo cuatro carpetas codificadas por colores es de gran ayuda.
  15. Flylady.net. Ella me ayudó a darme cuenta de que necesitaba aplicar los principios de GTD en mi vida familiar y no solo en el trabajo. Tuve el trabajo bajo control usando listas de verificación, proyectos y próximas acciones. Probé el mismo sistema en casa y fallé. Luego, hace aproximadamente un mes, descubrí flylady.net por cortesía, creo que una de las publicaciones de su blog. Vaya, que diferencia. Mi casa está limpia y también mi escritorio en el trabajo. Muchas, si no la mayoría, de sus ideas básicas son como GTD en una perspectiva ligeramente diferente (diario de control, pasos de bebé) y también métodos concretos para realizar las siguientes acciones (puntos calientes de 2 minutos, temporizadores de 15 minutos). Su consejo más útil fue poner mis listas diarias / semanales en protectores de páginas brillantes en mi diario de control. Utilizo un marcador de borrado en seco y listo, no más matar árboles o no hacer mi lista porque no puedo imprimirla (o quiero evitar la molestia). Lo mejor de esto
  16. Sin pedir disculpas, tome el control de su tiempo y sus prioridades .
  17. Ordene en la fuente . Mi herramienta de organización favorita es mi apartado postal. Lo visito una vez a la semana (generalmente los sábados), me paro en el mostrador del vestíbulo y clasifico mi correo. Utilizo el cubo de basura del PO. Lo que entra en mi casa es solo lo que necesito. Las facturas, las cartas y los cheques van a mi bandeja de entrada (que, por cierto, es una caja con una tapa envuelta en una tela preciosa y tiene un lazo amarillo que parece un regalo en mi escritorio). El material de lectura va sobre la mesa junto a mi chaise lounge, que es donde hago toda mi lectura.
  18. Una hoja de papel, un calendario y una pizarra.. Descubrí que la forma más fácil de organizarme, mis días y demás es un buen calendario de papel, una hoja de papel que divido en cuatro secciones y una pizarra blanca de tamaño mediano. Para mi artículo, la sección superior izquierda es mi lista actual de tareas pendientes para hoy. La sección superior derecha es mi lista de compras actual, o la lista de cosas que debo comprar. La parte inferior izquierda es para notas como las llamadas que hice, con quién hablé, fechas de citas. La parte inferior derecha es lo que necesito para pasar a otro día. Si me dicen que vuelva a llamar el lunes, lo anoto en el calendario. En cuanto a la pizarra, los niños pueden tomar notas (¿puedo pasar la noche en casa de Brian el viernes? Llamó la abuela), y yo puedo anotar las cosas que pienso que se agregarán a la lista de tareas de mañana. Mi calendario y la pizarra están en la misma ubicación, por lo que puedo transferir notas breves si es necesario.
  19. Codificación de colores . Soy una persona visual y encuentro que codificar por colores mis diversas listas y calendarios minimiza el tiempo que tengo que dedicar a mirarlos. Esto funcionó especialmente bien cuando estaba en la escuela: volqué cada programa de clase en Outlook y luego codifiqué con colores cada período de clase (azul para el trabajo pendiente, amarillo para la prueba, rojo para la prueba, etc.). Me tomó un tiempo configurarlo, claro, pero luego, durante el resto del semestre, solo tuve que echar un vistazo a Outlook para tener una idea muy clara de qué tipo de semana iba a tener.
  20. Una carpeta . Utilizo una carpeta inteligentemente etiquetada como «@ 2007» con las siguientes divisiones:
    • @ Today – Con mi Planificador de tareas emergente de davidseah.com;
    • @ Week: los días restantes de la semana ETP como un esqueleto;
    • @ Año – Todas mis fichas históricas;
    • @ Dieta – Que rastrea lo que he comido durante el día;
    • @ Fitness: realiza un seguimiento de mi rutina de ejercicios del día. Mi carpeta está conmigo todo el tiempo y me ha ayudado a convertirme en un mejor empleado, miembro de la familia y tipo de relación.
  21. Anote, ejecute y ordene en el camino . Éstas son la biblia de mi organización. Vivo así desde hace más de dos años y puedo decir que soy una persona organizada.
  22. Una pequeña pizarra en la pared de mi dormitorio . Lo tengo separado en dos secciones, un «todo» y un «hoy». “Todo” es una lista de cosas generales que tengo que hacer, como inspeccionar mi auto, comprarle un regalo a alguien, etc. Entonces, “hoy” es lo que tengo que hacer, obviamente, ¡hoy! Las cosas se pueden mover hacia adelante y hacia atrás según corresponda. Creo que tener una lista específica para hoy me impulsa a hacer las cosas importantes de manera oportuna. También guardo dos cosas de forma permanente en la parte del “hoy”, que son la meditación y el ejercicio. Esto parece ayudar.
  23. Tarjetas de notas . Se pueden escribir tareas en ellas, una por tarjeta o en una lista (según el tipo de tarea en cuestión; yo hago ambas). Al hacer una por tarjeta, la pila sirve como un esquema de priorización fácil. Pero espere, hay más: se pueden organizar en tableros de corcho, compartir, anotar, romper y reorganizar. Se pueden utilizar como marcadores de posición, como mini pizarrones blancos y como fichas para modelar ideas. Son fáciles de transportar y adjuntar a otros documentos. Además, los diferentes colores permiten una representación visual de diferentes tipos de tareas pendientes (al igual que las diferentes anotaciones). Finalmente, son baratos y lo más importante de todo: fáciles (mucho más fáciles que el software) de reconfigurar a medida que cambian las necesidades y los proyectos.
  24. Nunca confíe en un solo punto de falla . He visto a personas pagar $ 1,000 para escuchar a los oradores en una conferencia y solo tienen un bolígrafo para tomar notas. Es una gran sensación cuando una cosa se rompe, se pierde o se queda sin energía, ¡y tienes otra en reserva!
  25. Tener .. menos .. cosas .
  26. Delegar . Aprenda a confiar en las personas con tareas críticas en todas las áreas de su vida. Cuando aprende a delegar tareas de manera eficaz, descubre que es más fácil mantener mejor organizadas las cosas que no puede delegar.
  27. Tú controlas tu vida . Independientemente de los dispositivos electrónicos o el papel que utilice, haga que funcionen para USTED y no al revés. ¿Outlook realmente tiene que revisar su correo electrónico cada 5 minutos? Tal vez, pero apuesto a que hará mucho más si lo revisa varias veces al día. ¡Eso también se aplica a la Blackberry! Después de todo, hay tantas herramientas y una para todos, así que use lo que funcione, ¡pero hágalo funcionar para usted!

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